Politica de confidențialitate

1. Rolul Vanilla Shop

SC VANILLA SHOP SRL este operatorul datelor personale prelucrate prin intermediul site-ului vanillashop.ro și stabilește scopurile și mijloacele principale ale prelucrării.

Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, denumit în continuare „GDPR”, precum și cu legislația națională aplicabilă.

2. Datele personale pe care le putem colecta

În funcție de modul în care utilizați site-ul, putem prelucra următoarele categorii de date:

• date de identificare, precum numele și prenumele;
• date de contact, precum adresa de email, numărul de telefon și adresa poștală;
• date necesare facturării, inclusiv numele sau denumirea, adresa și datele fiscale furnizate;
• date privind comenzile, produsele cumpărate, valoarea și istoricul comenzilor;
• informații despre livrare și comunicările cu serviciul de asistență;
• datele contului de utilizator și preferințele salvate;
• informații furnizate prin formulare, recenzii, concursuri, promoții sau mesaje transmise către noi;
• date tehnice, precum adresa IP, tipul dispozitivului, browserul, identificatorii online și informații despre utilizarea site-ului;
• preferințele privind newsletterul, comunicările comerciale și cookie-urile opționale.

Pentru plățile online, datele complete ale cardului sunt introduse direct în sistemul procesatorului de plăți. Vanilla Shop nu solicită și nu stochează numărul complet al cardului, codul de securitate sau alte date complete de autentificare ale cardului.

3. Cum colectăm datele

Datele pot fi colectate:

• direct de la dumneavoastră, atunci când plasați o comandă;
• când creați sau utilizați un cont;
• când completați un formular ori ne contactați;
• când vă abonați la newsletter;
• când participați la o promoție sau transmiteți o recenzie;
• automat, prin cookie-uri și tehnologii similare, în funcție de opțiunile exprimate în modulul de consimțământ.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

Procesarea și livrarea comenzilor

Folosim datele pentru înregistrarea comenzii, confirmare, facturare, plată, livrare, retururi, rambursări și gestionarea reclamațiilor. Temeiul prelucrării este executarea contractului și efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea contractului.

Îndeplinirea obligațiilor legale

Prelucrăm datele necesare pentru evidențele financiar-contabile, emiterea și păstrarea documentelor fiscale, protecția consumatorilor, soluționarea cererilor autorităților și îndeplinirea altor obligații legale.

Administrarea contului

Datele sunt utilizate pentru crearea și administrarea contului, păstrarea istoricului comenzilor și oferirea funcționalităților solicitate de utilizator. Temeiul este executarea contractului.

Comunicări administrative

Vă putem transmite mesaje referitoare la comenzi, cont, securitate, modificări importante ale serviciilor sau răspunsuri la solicitările dumneavoastră. Aceste mesaje nu reprezintă comunicări comerciale.

Prevenirea fraudelor și securitatea site-ului

Putem utiliza anumite date pentru protejarea site-ului, a clienților și a activității noastre împotriva fraudei, accesului neautorizat și incidentelor de securitate. Temeiul îl reprezintă interesul nostru legitim și, după caz, obligațiile legale.

Îmbunătățirea serviciilor

Putem analiza modul general de utilizare a site-ului pentru îmbunătățirea funcționalităților, ofertei și experienței utilizatorilor. Pentru tehnologiile care necesită consimțământ, analiza se realizează numai după exprimarea opțiunii corespunzătoare.

Marketing și newsletter

Vă transmitem newslettere, oferte și comunicări promoționale prin email numai dacă v-ați exprimat consimțământul sau dacă există un alt temei permis expres de lege.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, folosind linkul de dezabonare din mesaj sau contactându-ne la contact@vanillashop.ro. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior.

5. Caracterul obligatoriu sau opțional al datelor

Datele marcate ca obligatorii în formularele site-ului sunt necesare pentru furnizarea serviciului solicitat. Dacă acestea nu sunt completate, este posibil să nu putem crea contul, procesa comanda, efectua livrarea sau răspunde solicitării.

Furnizarea datelor pentru newsletter și alte activități de marketing este opțională și nu condiționează posibilitatea plasării unei comenzi.

6. Cui putem transmite datele

În măsura necesară îndeplinirii scopurilor descrise, datele pot fi transmise următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorului platformei de comerț electronic și serviciilor de găzduire și mentenanță;
• firmelor de curierat și altor parteneri implicați în livrare;
• procesatorilor de plăți și instituțiilor financiare;
• furnizorilor de servicii de facturare, contabilitate și consultanță;
• furnizorilor de email, newsletter și comunicare cu clienții;
• furnizorilor de securitate, analiză tehnică și prevenire a fraudei;
• furnizorilor de servicii de analiză și publicitate, numai în condițiile permise de lege și conform opțiunilor privind cookie-urile;
• consultanților juridici, auditorilor și altor specialiști, atunci când este necesar;
• autorităților și instituțiilor publice, atunci când există o obligație legală sau o solicitare valabilă.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru primesc numai informațiile necesare serviciului prestat și sunt obligați să protejeze datele conform contractelor și legislației aplicabile.

7. Transferurile internaționale

Unii furnizori tehnici pot prelucra sau stoca date în Spațiul Economic European ori în alte state.

Atunci când datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, transferul se realizează numai în baza unui mecanism recunoscut de GDPR, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții legale corespunzătoare.

8. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

• datele comenzilor și documentele financiar-contabile sunt păstrate pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă;
• datele contului sunt păstrate cât timp contul este activ și, ulterior, atât cât este necesar pentru apărarea drepturilor și îndeplinirea obligațiilor legale;
• corespondența și solicitările sunt păstrate atât timp cât este necesar soluționării și gestionării eventualelor reclamații;
• datele utilizate pentru marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau încetarea scopului;
• datele tehnice și informațiile colectate prin cookie-uri sunt păstrate potrivit perioadelor indicate în Politica de cookies.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate într-o formă restricționată atunci când există o obligație legală.

9. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva pierderii, accesului neautorizat, modificării, divulgării sau distrugerii.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. În cazul unui incident, vom lua măsurile necesare și vom efectua notificările prevăzute de lege, atunci când acestea sunt obligatorii.

10. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul la informare privind utilizarea datelor;
• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergere, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, pentru prelucrările cărora li se aplică;
• dreptul la opoziție față de prelucrarea bazată pe interes legitim și față de marketingul direct;
• dreptul de retragere a consimțământului în orice moment;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, în condițiile GDPR.

Exercitarea acestor drepturi poate fi limitată în situațiile în care păstrarea sau prelucrarea datelor este impusă de lege ori este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

11. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, transmiteți o solicitare la: contact@vanillashop.ro.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare necesare verificării identității. Vom răspunde în termenul prevăzut de GDPR, de regulă în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii în cazurile complexe, conform legii.

Exercitarea drepturilor este, de regulă, gratuită. În cazul solicitărilor vădit nefondate sau excesive se pot aplica măsurile permise de GDPR.

12. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legii, vă rugăm să ne contactați mai întâi pentru a putea analiza și soluționa situația.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: www.dataprotection.ro.

13. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookie-uri necesare funcționării și poate utiliza, în funcție de consimțământ, cookie-uri de analiză, personalizare sau publicitate.

Detaliile despre tipurile de cookie-uri, scopurile lor, furnizorii și perioadele de păstrare sunt prezentate în Politica de cookies. Preferințele pot fi modificate prin intermediul modulului de consimțământ disponibil în site.

14. Datele minorilor

Site-ul și serviciile sale nu sunt destinate colectării intenționate de date personale de la copii. Produsele alcoolice sunt comercializate exclusiv persoanelor care au împlinit vârsta de 18 ani.

Dacă descoperim că am colectat datele unui minor fără un temei legal corespunzător, vom lua măsuri pentru ștergerea acestora.

15. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când modificăm procesele, furnizorii sau serviciile ori când apar schimbări legislative. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină.

Dacă modificările sunt importante, vom informa utilizatorii prin mijloace adecvate, atunci când legea impune acest lucru.